Inhouse ESG Management, Interim ESG Management oder Outsourcing?

In diesem Blogpost gehen wir der Frage nach, welche Handlungsoptionen – von »Inhouse ESG Management« über »Interim ESG Management« bis zum »Outsourcing des ESG Managements« – Unternehmen zur Verfügung stehen, um die Themen ESG und Nachhaltigkeit in ihre Unternehmensprozesse zu integrieren.

Neben regulatorischen Anforderungen, die sich beispielsweise aus der CSRD ergeben, sind weitere Treiber in den Marktanforderungen zu sehen, die von Stakeholdern kommuniziert werden. Zu diesen zählen unter anderem Investoren und Finanzierungspartner, aber auch (End-)Kunden und andere interne wie auch externe Stakeholdergruppen.

Um adäquate Antworten geben zu können und die Handlungsfähigkeit zu erhalten, ist für die Implementierung der dafür erforderlichen Prozesse – von der (Weiter-)Entwicklung einer ESG- oder Nachhaltigkeitsstrategie bis zur Nachhaltigkeitsberichterstattung – die Bereitstellung unterschiedlicher Ressourcen erforderlich.

Unternehmen können auf verschiedene Handlungsoptionen zurückgreifen, die vom »Inhouse ESG Management«, also dem Aufbau von eigenen Nachhaltigkeitsabteilungen mit entsprechenden Personalressourcen, über ein »Interim ESG Management« bis zum kompletten »Outsourcing des ESG Managements« reichen.

Um zu einer ersten Einordnung der verschiedenen Umsetzungsoptionen zu gelangen, werfen wir zunächst einen Blick auf die typischen Anforderungen, die an ein ESG- oder Nachhaltigkeitsmanagement gestellt werden. Danach zeigen wir entlang dieses generischen Anforderungsprofils die Vor- und Nachteile der verschiedenen Handlungsoptionen auf.

Wie Unternehmen den Einstieg in ESG und Nachhaltigkeit gestalten können

Typische Aufgaben für das ESG- und Nachhaltigkeitsmanagement

In Online-Jobportalen finden sich vielfältige Aufgabenbeschreibungen für ESG- oder Nachhaltigkeitsmanager:innen. Einen Querschnitt dieser Aufgaben haben wir in den folgenden Abschnitten zusammengestellt.

Neben strategischen Fragen und dem Steuern von Projekten und Initiativen müssen ESG- und Nachhaltigkeitsmanager:innen auch in Sachen Kommunikation und Wissensvermittlung punkten können. Etwa, wenn es um die Beantwortung von Stakeholderanfragen, die interne Nachhaltigkeitskommunikation oder die Wissensvermittlung geht.

Strategie: Erarbeiten oder weiterentwickeln der ESG- oder Nachhaltigkeitsstrategie

• Die Erarbeitung und/oder kontinuierliche Weiterentwicklung einer Nachhaltigkeitsstrategie.
• Aufbau und/oder Weiterentwicklung des unternehmenseigenen Nachhaltigkeitsmanagements.
• Die Unterstützung der Geschäftsführung, anderer Gremien und Fachabteilungen bei Nachhaltigkeitsfragen und/oder Fragen der Nachhaltigkeitsstrategie.

Daten: Erfassen von Daten, festlegen von Zielen und KPIs

• Erheben von Daten zu Nachhaltigkeitsthemen und -indikatoren, deren Analyse und Aufbau von Systemen zur systematischen Erfassung von ESG-Kennzahlen.
• Erarbeiten eines Zielsystems, Priorisierung einzelner Nachhaltigkeitsthemen und Festlegen von KPIs, deren anschließendes Monitoring, um die Zielerreichung sicherzustellen und strategische Initiativen bewerten zu können.

Umsetzung: Lieferketten analysieren, Projekte und Initiativen entwickeln und steuern

• Identifikation von Optimierungspotenzialen, auch entlang der bestehenden Lieferketten, mit dem Ziel, die ESG-Performance von Zulieferern zu verbessern.
• Planung, Umsetzung, Steuerung und Bewertung von Nachhaltigkeitsprojekten und -initiativen.

Reporting & Kommunikation: Nicht-finanzielle Berichterstattung, Nachhaltigkeitsreporting, ESG- und Nachhaltigkeitskommunikation

• Umsetzung der (formalen) Nachhaltigkeitsberichterstattung bzw. nicht-finanziellen Berichterstattung in Übereinstimmung mit den Vorgaben verschiedener Reporting-Frameworks (GRI, CSRD / ESRS etc.).
• Unterstützung und Begleitung von internen und externen Prüfprozessen / Audits im Nachhaltigkeitskontext.
• Erstellen von Publikationen mit Zuschnitt auf die Anforderungen von einzelnen Stakeholdergruppen.
• Funktion als Anlaufstelle für interne wie externe Stakeholderanfragen.
• Erarbeiten und Veröffentlichen von CO₂- und Treibhausgasbilanzen, Informationen zu produktbezogenen Emissionen (»PCF« – Product Carbon Footprint) und Energiebilanzen.
• Interne und externe Nachhaltigkeitskommunikation, auch »Thought Leadership«.

Monitoring von Trends, Peers, Ratings, regulatorischen Entwicklungen, Informations- und Qualifikationsmaßnahmen, Wahrnehmung weiterer Schnittstellenfunktionen

• Monitoring von Trends und aktuellen Entwicklungen – auch im Hinblick auf sich verändernde regulatorische Anforderungen, einschließlich Ableiten von sich daraus ergebenden Handlungsbedarfen.
• Analyse von Peers und Monitoring von ESG-Ratings (CSP, MSCI, Sustainalytics u.a.). Dies kann auch die Kommunikation mit externen Auditoren (z.B. Ecovadis) umfassen.
• Unterstützung und Zusammenarbeit an Schnittstellen zu anderen Managementsystemen (u.a. Umweltmanagementsysteme).
• Planung und Durchführung von Workshops, Sensibilisierungs- und Qualifikationsmaßnahmen.

Wie Unternehmen organisatorisch auf die Herausforderung ESG- und Nachhaltigkeit reagieren können

Ein eigenes ESG- oder Nachhaltigkeitsmanagement im Unternehmen aufzubauen oder weiterzuentwickeln, stellt für viele Unternehmen die naheliegendste Vorgehensweise dar.

Abhängig von der Unternehmensstruktur kann dabei eine eigenständige Abteilung entstehen, genauso denkbar ist die Eingliederung des ESG- oder Nachhaltigkeitsmanagements in bereits bestehende Abteilungen.

Bei den Planungen muss berücksichtigt werden, welche Aufgaben durch das ESG-Management übernommen werden sollen, wie lange es dauert, bis die dafür notwendigen (Personal-)Ressourcen zur Verfügung stehen und handlungsfähig sind.

»Inhouse ESG Management mit zusätzlicher externer Unterstützung«

Bei dieser Herangehensweise werden zum einen interne Strukturen auf- oder ausgebaut und gleichzeitig wird externes Know-how in den Prozess eingebunden.

Wichtig ist ein Verständnis für die Ausgangssituation: Ist das »Inhouse ESG Management« organisatorisch bereits fest etabliert, oder ist die Abteilung noch im Entstehen begriffen? Sind genügend Ressourcen für die Bewältigung aller Aufgaben vorhanden?

Für Unternehmen, die aktuell ein ESG- oder Nachhaltigkeitsmanagement aufbauen, kann eine externe Unterstützung den Vorteil bieten, dass neben thematischen Aspekten (Stichworte: Nachhaltigkeits- oder ESG-Strategie) auch Prozesse und Strukturen betrachtet werden und deren unternehmensweite Integration unterstützt wird.

Auch bereits etablierte ESG- oder Nachhaltigkeitsmanagements können von einer externen Unterstützung profitieren. Beispielsweise wenn sich regulatorische Rahmenbedingungen verändern (CSRD, EU Taxonomie) und deshalb Anpassungen notwendig werden. Genauso aber auch wenn neue Vorgehensweisen und Prozesse (Double Materiality, Carbon Accounting) im Unternehmen eingeführt werden.

»Interim ESG Management«

Wenn es darum geht, schnell handlungsfähig zu werden (oder zu bleiben), dann kann ein »Interim ESG Management« eine geeignete Option sein.

Mit einem »Interim ESG Management« kann der Zeitraum, bis das eigene ESG Management vollständig handlungsfähig ist, überbrückt und neben thematischen Arbeiten auch organisatorische Gesichtspunkte beleuchtet und damit eine gute Grundlage für die zukünftige Arbeit des hausinternen ESG Managements gelegt werden. Ein weiterer Vorteil kann sich daraus ergeben, dass ein Know-how-Transfer vom »Interim ESG Management« an das hauseigene ESG Management erfolgt. Zeiten für die (Weiter-)Qualifizierung von eigenem Personal können auf diese Weise reduziert werden.

Abhängig davon, an welcher Stelle seiner Nachhaltigkeitsreise das Unternehmen steht, können die Aufgaben für das »Interim ESG Management« vielfältig sein und von der Strategieentwicklung über die Beratung der Geschäftsleitung und von Fachabteilungen bis zum Management von Nachhaltigkeitsprojekten reichen.

Vereinbart werden können hybride Arbeitsmodelle oder feste Präsenzzeiten direkt vor Ort im Unternehmen. Auch bei der Ausgestaltung des Leistungsumfangs können Unternehmen flexibel reagieren. Je nach Definition kann ein »Interim ESG Management« als Informations- und Kommunikationspunkt im Unternehmen fungieren – denkbar ist es aber genauso, dass externe Stakeholderanfragen direkt beantwortet werden.

»Outsourcing des ESG Managements«

Noch einen Schritt weiter geht das »Outsourcing des ESG Managements«. Dabei wird das Nachhaltigkeitsmanagement einem externen Dienstleister anvertraut.

Auch hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten für die Gestaltung der Zusammenarbeit. Vom kompletten Outsourcing aller Aufgaben bis hin zur Übertragung von Teilaufgaben ist (fast) alles möglich. So kann es auch zielführend sein, einzelne Themenfelder extern mit der dort vorhandenen Expertise bearbeiten zu lassen. Beispiele dafür sind wieder die Erfassung und Bilanzierung von CO₂-Emissionen oder Aufgaben, die im Zusammenhang mit der EU Taxonomie anfallen.

Vorteile sind auch hier ein schneller Einstieg in das ESG- und Nachhaltigkeitsmanagement, die Einbindung von externem Know-how und die Einsparung interner Ressourcen. Wie beim »Interim ESG Management« können auch beim »Outsourcing des ESG Managements« flexible Vereinbarungen über Präsenz, vorzuhaltende Ressourcen, den zu erbringenden Leistungsumfang und Kompetenzprofile getroffen werden.

Was ist die beste Lösung?

Die Antwort auf diese Frage beginnt mit der Festlegung der eigenen Prioritäten und Möglichkeiten. Je genauer diese erfasst und die damit verbundenen Ziele formuliert werden können, desto einfacher kann eine Einordnung gelingen. Der oben beschriebene Aufgabenkatalog verbunden mit der Frage, welche dieser Aufgaben bereits jetzt intern bearbeitet werden (können), kann dafür eine erste Orientierung sein.

Eine erste Einordnung kann entlang der folgenden Matrix erfolgen, in der wir die Prioritäten und deren Entsprechung in den jeweiligen Umsetzungsmodellen gegenübergestellt haben.

Voraussichtlich werden folgende Fragen bei der Entscheidungsfindung eine zentrale Rolle spielen:

• Welche zeitlichen Vorgaben sollen erfüllt werden? Soll der Einstieg in ESG und Nachhaltigkeit unmittelbar erfolgen?
• Welche langfristige Perspektive wird angestrebt? Soll ein hausinternes ESG Management aufgebaut werden, sind hybride Arbeitsformen denkbar oder bietet sich ein Outsourcing an?
• Welche Kosten sind mit den jeweiligen Lösungen verbunden und wie können diese in Relation zueinander gesetzt werden?
• Wie groß ist die Akzeptanz gegenüber dem Outsourcing von Aufgaben generell?
• Welche Vorteile bedeuten Englischkenntnisse in der Stakeholderkommunikation?